Handige tips om je BTW aangifte elk kwartaal zo makkelijk mogelijk te maken

Elke drie maanden is het tijd voor de btw aangifte. Iets wat je als ondernemer verplicht bent om te doen. Alleen hoe werkt het precies. Wat moet je allemaal bijhouden en wat is allemaal van belang om op te geven bij de aangifte. Ik weet dat ik het maar lastig en ingewikkeld vond de eerste paar keer. Inmiddels sta ik al 3 jaar ingeschreven bij Kamer van Koophandel en kan ik zeggen dat ik de BTW aangifte van elk kwartaal al regelmatig heb gedaan. In dit artikel neem ik je stap voor stap mee en geef ik handige tips die mij heel erg hielpen.

BTW aangifte per kwartaal – Hoe zit het precies?

Over de btw aangifte die je elk kwartaal moet doen is een heel boekwerk te schrijven. Maar kort gezegd houd het in dat je aan de Belastingdienst doorgeeft wat je aan btw hebt ontvangen en wat je aan btw hebt betaald als ondernemer. Deze aangifte wordt de omzetbelasting genoemd omdat dit gaat over de omzet die jij hebt gemaakt als ondernemer. 

Om deze aangifte elke 3 maanden zo gemakkelijk mogelijk te laten verlopen zijn er een aantal dingen waar je op moet of kan letten.

Handige tips om je btw aangifte elk kwartaal zo makkelijk mogelijk te maken

Markeer de datum in je agenda

Allereerst is het van belang om je btw aangifte op tijd te doen. Anders moet je een boete betalen en dat wil je niet. Zeker niet als je eigenlijk niet eens iets hebt aan te geven. Want ook dan moet je hem even netjes versturen. Je kan dan gewoon bij de eerste vraag aangeven dat je niks hebt in te vullen voor dat kwartaal, that’s it!

Maak een mapje voor elk kwartaal met alle facturen

Wanneer je voor elk kwartaal een map aanmaakt kan je telkens alles gemakkelijk terugvinden mocht je dit nodig hebben. Het lijkt heel logisch, maar toch doen veel ondernemers het niet. Want dat is vaak met van de kleine handige dingen die weinig tijd kosten. Dus bij deze jouw reminder om even wat mapjes aan te maken.

Bewaar alle bonnen en facturen bij elkaar

Het handigste is om alle bonnen en facturen bij elkaar te bewaren. Zo houd je overzicht en heb je elke maand alles wat je nodig hebt bij elkaar staan. Tegenwoordig scan je bonnetjes gemakkelijk in met je telefoon en een factuur kan je zo aan de map toevoegen als je er een betaald of verstuurd.

Tip: Doe dit ook met hetgeen waar je geen btw over terug kan vragen zoals verzendkosten van een zakelijk pakketje. Want deze kan je bij je inkomstenbelasting aftrekken en zo heb je deze er ook gelijk bij staan in een overzicht.

Zorg voor een zakelijke bankrekening

Voor nog meer overzicht kan het ook helpen om een zakelijke bankrekening te openen. Je bent niet verplicht om een zakelijke bankrekening te hebben, maar ik merk zelf dat ik het voor die paar euro wel heel fijn vind omdat ik dan alle inkomsten en uitgaves van mijn bedrijf bij elkaar heb staan en in 1 overzicht kan zien of ik alles in mijn mapje heb staan tussen de bestanden. Oh en die paar euro die je ervoor betaald is ook aftrekbaar bij je inkomstenbelasting.

Houd de gekregen btw apart

Mocht je nu moeite hebben met het betalen van de btw omdat dit snel op gaat aan zakelijke uitgaves. Zet de btw dan apart. Met sommige bank apps kan je dit zo instellen en dan weet je zeker dat je genoeg geld overhoud om de btw ook te kunnen betalen aan het einde van het kwartaal.

Houd voor elk kwartaal een document bij

Ik heb zelf ooit een document aangemaakt en die vul ik elke maand even in en zo kan ik bij de kwartaalaangifte zo alles invullen en dat scheelt heel veel werk en daardoor houd ik het ook overzichtelijk. In het document geef ik aan op welke datum de factuur is verstuurd of op welke datum ik hem heb ontvangen. Van welke of naar welk bedrijf. Het bedrag excl. btw, de btw en het bedrag inclusief btw. Vervolgens geef ik voor mijzelf er nog bij aan of ik het bedrag heb ontvangen of betaald zodat ik weet of ik de btw moet afdragen of ga krijgen.

Onderaan het document zet ik dan van alle ontvangen bedragen het bedrag excl btw neer, de btw die ik heb ontvangen en het bedrag incl. Btw en dit doe ik ook met de betaalde facturen.

Niet alle gegevens heb je nodig voor de omzetbelasting, maar het houd het het meest overzichtelijk. Vervolgens hoef je alleen de juiste bedragen in te vullen bij de aangifte.

Mocht je er nu helemaal niet uitkomen dan ben je echt niet de enige ondernemer die vast loopt bij de boekhouding. Er zijn genoeg mensen die je kunnen helpen. Het kan fijn zijn om laagdrempelig hulp te zoeken bij het boekhouden door gebruik te maken van een boekhoudprogramma. Daarin kan je alles gemakkelijk bijhouden en hoef je zelf minder te regelen.

Liefs,
Linne